會議預(yù)約管理系統(tǒng)解決方案有哪些功能好處？輕松管理會議室！

　　現(xiàn)代化辦公會議室是組織的公共資源，會議預(yù)約管理系統(tǒng)是利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)幫助企業(yè)管理會議預(yù)約、簽到、查詢等功能，幫助企業(yè)提高會議效率，提升會議質(zhì)量，確保會議順利高效執(zhí)行等。會議室預(yù)定系統(tǒng)的目標(biāo)是為會議的準(zhǔn)備提供便捷的服務(wù)，為會議的召開提供順暢的環(huán)境基礎(chǔ)。隨著移動互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的不斷發(fā)展，越來越多的企業(yè)意識到個(gè)人的智慧是有限的，而會議的展開可以反映廣大員工的心聲，收取員工的寶貴意見有利于企業(yè)的發(fā)展。會議室及其附屬的設(shè)備構(gòu)成召開會議的基礎(chǔ)環(huán)境。

　　傳統(tǒng)的會議室預(yù)約需要在人事登記排隊(duì)，還得一次又一次的向人事咨詢是否有空擋的會議室，花費(fèi)太多時(shí)間與精力了。而隨著互聯(lián)網(wǎng)信息科技的不斷發(fā)展，移動辦公的衍生，會議室預(yù)約管理系統(tǒng)可以輕松解決會議管理問題。它是如何解決會議管理問題的呢?

　　廣州朗歌會議預(yù)約管理系統(tǒng)以提高會議效率為焦點(diǎn)，以會議全過程管理為理念，開發(fā)了會議預(yù)定管理系統(tǒng)產(chǎn)品。會議預(yù)約管理系統(tǒng)可以顯示各種集團(tuán)內(nèi)和公共的通知/通告，各種社會公共信息(如天氣預(yù)報(bào)、新聞等公共信息)、會議通知、會議排列情況、會議室使用情況及會議主題等信息。同時(shí)還可以以圖片、視頻、Flash等形式顯示各種其它信息。智能會議預(yù)約便于管理層查看決策 向?qū)筋A(yù)定流程 會議預(yù)定過程采用管理向?qū)У姆绞?，可添加并顯示會議室的設(shè)備資產(chǎn)，預(yù)定時(shí)可添加本次會議需要的服務(wù)，提高會議效率 會議簽到功能 可通過多種方式完成會議簽到，如人臉識別、二維碼掃描等、會議信息遠(yuǎn)程顯示、發(fā)布 支持顯示當(dāng)前會議室的狀態(tài)、正在召開的會議信息、即將召開的會議信息預(yù)告。

　　會議預(yù)約管理系統(tǒng)功能介紹

　　一、會議管理

　　會議登記管理的目標(biāo)是：便捷地將會議信息及時(shí)錄入系統(tǒng)，避免會議沖突，方便人員查詢，及時(shí)發(fā)布會議信息。集中管理模式下，由專人進(jìn)行會議錄入;全局管理模式下，通過權(quán)限系統(tǒng)進(jìn)行會議室預(yù)定管理。

　　二、信息發(fā)布

　　信息發(fā)布的目標(biāo)是：不僅可以及時(shí)發(fā)布最新的會議信息，而且可以發(fā)布?xì)g迎詞、圖片、插播消息、音視頻、Office、相冊等信息，并且可以方便地發(fā)布到各類顯示客戶端，方便會議組織者和參會人員隨時(shí)了解會議的進(jìn)展及會議的安排情況。信息發(fā)布系統(tǒng)是廣州朗歌科技的一款獨(dú)立產(chǎn)品，功能專業(yè)全面，且與會議室預(yù)約系統(tǒng)天然集成。

　　三、設(shè)備管理

　　設(shè)備管理的目標(biāo)是：掌握會議室設(shè)備及其健康狀況，確保會議設(shè)備在會中的穩(wěn)定流暢。即對會議室設(shè)備進(jìn)行管理，做到資源清;對會議設(shè)備會前檢查進(jìn)行管理，做到用時(shí)好;對設(shè)備會后檢查進(jìn)行管理，做到狀況清;對設(shè)備檢修和保養(yǎng)進(jìn)行管理，做到平時(shí)優(yōu)。

　　四、統(tǒng)計(jì)分析

　　統(tǒng)計(jì)分析的目標(biāo)是：通過不同的管理視角，對數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，例如統(tǒng)計(jì)會議室占用率、會議任務(wù)的完成情況、設(shè)備檢修情況等，通過進(jìn)一步分析掌控全局，改進(jìn)管理。

　　五、 會議室管理

　　會議室管理的目標(biāo)是：管理會議室及其使用情況，增加會議室資源的使用效率。即對組織所有的會議室進(jìn)行管理，做到家底清;對會議室規(guī)模等屬性進(jìn)行管理，做到方便找;對會議室占用情況進(jìn)行管理，做到準(zhǔn)確訂;對會議室的設(shè)備和資源進(jìn)行管理，做到提前備。

　　六、系統(tǒng)維護(hù)

　　系統(tǒng)維護(hù)的目標(biāo)是：使系統(tǒng)管理員對系統(tǒng)的機(jī)構(gòu)、職務(wù)、崗位、用戶、人員、資源、功能授權(quán)進(jìn)行方便、快捷的定制維護(hù)。

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　　輕松統(tǒng)計(jì)管理會議室

　　智能提醒會議

　　一旦預(yù)約會議室成功后，通過設(shè)置會前10-30分鐘微信提醒，確保參加會議的所有人員都能準(zhǔn)時(shí)參加，不會錯(cuò)過會議的召開。

　　自動統(tǒng)計(jì)參會人數(shù)

　　傳統(tǒng)的參會人數(shù)簽到除了要準(zhǔn)備紙筆外，還要花費(fèi)大量的時(shí)間去統(tǒng)計(jì)到場人數(shù)?，F(xiàn)在使用會議預(yù)約管理系統(tǒng)通過二維碼輕松簽到，到場人數(shù)自動顯示在大屏幕上，如果遇到請假人員還會自動連接到考勤系統(tǒng)，無須二次申請，大大提高了會議開展的效率。

　　通過微信進(jìn)行查詢、預(yù)約

　　以往的會議預(yù)定只能通過電腦端進(jìn)行查詢、預(yù)約。遇到在外出差無法在電腦跟前的，得一遍又一遍往人事打電話進(jìn)行查詢、預(yù)定，這樣無法專心在外好好出差。而利用會議管理系統(tǒng)，可以通過app上實(shí)現(xiàn)查詢會議室，選擇好開會時(shí)間段，系統(tǒng)會自動識別出該時(shí)間段的空閑會議室，隨時(shí)隨地不受限制。同時(shí)，微信提前預(yù)約會議室，與數(shù)字標(biāo)牌同步顯示會議室狀態(tài)。這樣其他人也可以看到會議室的使用情況，避免浪費(fèi)時(shí)間申請。

　　在新互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，日常的會議管理還通過郵件或者電話進(jìn)行，無疑會影響企業(yè)的辦公效率和無法提高企業(yè)競爭力。廣州朗歌在會議預(yù)約管理系統(tǒng)集成和使用經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上建立了產(chǎn)品模型，在滿足管理需求的基礎(chǔ)上，以自主知識產(chǎn)權(quán)的企業(yè)級技術(shù)平臺為保證，確保系統(tǒng)的可擴(kuò)展性和可接入性，為客戶建立智能化的會議環(huán)境。